Generalforsamling i ejer- og andelsforeninger er en vigtig begivenhed, som finder sted én gang om året. Her samles foreningens medlemmer for at træffe beslutninger og forme retningen for driften af foreningen i fremtiden. Til generalforsamlinger kan andelshavere og ejere udtrykke deres demokratiske rettigheder og aktivt påvirke beslutninger i foreningen.
Indkaldelse
Ejendomsadministrator hjælper ofte med at indkalde til generalforsamlinger og sørger for, at vedtægtsbestemte regler for indkaldelsen overholdes. En skriftlig indkaldelse sendes typisk mindst 14 dage før generalforsamlingen og den inkluderer datoen for mødet samt en detaljeret dagsorden, der klart definerer, hvilke emner der vil blive behandlet. En god indkaldelse er afgørende for at sikre en struktureret generalforsamling.
Dagsorden
Dagsordenen fungerer som en vejledning til beslutningstagning og definerer rækkefølgen og indholdet af emnerne på generalforsamlingen. Reglerne for hvilke punkter der skal med på dagsordenen findes i foreningens vedtægter.
Dagsorden omfatter typisk punkter som:
- Valg af dirigent, referent, og godkendelse af dagsorden.
- Formandens beretning
- Fremlæggelse og godkendelse af årsregnskabet og godkendelse af budget
- Valg af bestyrelse
- Indkomne forslag
- eventuelle ændringer i vedtægterne
Dirigent
En dirigents rolle ved en generalforsamling er at facilitere mødet og sikre, at det forløber smidigt og i overensstemmelse med vedtægterne. Dirigenten har normalt en neutral position og skal opretholde god ro og orden under generalforsamlingen.
Referent
En referents rolle ved en generalforsamling er at tage noter og dokumentere alle væsentlige oplysninger og beslutninger, under forsamlingen. Dette inkluderer at registrere vedtagne beslutninger, afstemningsresultater og eventuelle andre relevante oplysninger.
Generalforsamlingsreferat
Et referat udarbejdes efter generalforsamlingen og udsendes til alle medlemmer af foreningen. Der kan være vigtige informationer i referatet, som foreningens medlemmer på et tidspunkt kan få brug for. Det er derfor vigtigt at referatet er detaljeret og nøjagtigt.
Hvem deltager på generalforsamlingen?
Foruden foreningens medlemmer, kan foreningens professionelle ejendomsadministrator deltage. Ofte påtager ejendomsadministratoren rollen som dirigent og/eller referent.
Foreningens eksterne revisor kan også deltage på generalforsamlingen og støtte med viden om årsregnskabet eller påtage sig rollen som dirigent eller referent.
Artikel af:
Paul Wilhelm Steffens
Borg Administration
27-09-2023